Решение по защищенной факсимильной связи



Алексей Михайлов - Директор по развитию направлений «ИТ-решения» и «Безопасность данных»

Алексей Михайлов
Директор по развитию направлений «ИТ-решения» и «Безопасность данных»


Задайте вопрос эксперту







Решение по защищенной факсимильной связи

Решение по защищенной факсимильной связиФакс-сервер RightFax

Факс-сервер RightFax- это уникальное решение для эффективного, надежного и безопасного обмена факсимильными сообщениями из практически любого приложения. RightFax автоматизирует процесс, заменяя традиционный способ обмена информацией через факсовый аппарат, позволяя службе безопасности контролировать входящую и исходящую корпоративную информацию, разграничивая права доступа к системе отправки факсимильных сообщений. Полная и прозрачная отчетность позволяет в любое время получить информацию о том кто, когда и что отправил или получил. Кроме того, архив входящих и исходящих документов содержит оригиналы сообщений. Шифрование хранилища с факсимильными документами защищает конфиденциальные данные от чужих глаз.

Актуальные проблемы безопасности

Многие организации используют факсовые аппараты, почтовую доставку или экспресс-услуги курьеров для пересылки таких важных документов, как счета, накладные, договора и проч. В таких случаях возникает ряд проблем, в частности:

1. Отсутствие гарантии конфиденциальности доставки

Для документов особой важности вопросы надежности и конфиденциальности доставки стоят на первом месте. При отправке обыкновенного факса, вы не можете быть уверены, что он попадет именно к нужному человеку и что никто посторонний документ не увидит. Обычная электронная почта и курьерская служба также не гарантируют защищенность документов.

2. Отсутствие прозрачности документооборота

В большинстве случаев, невозможно отследить кто, когда и что отправил по традиционному факсимильному аппарату. Традиционный факс это постоянно работающий канал утечки информации в компании.

3. Отсутствие шифрования

Для документов особой важности вопросы защищенного хранения стоят крайне остро, традиционные факсовые аппараты не позволяют осуществлять защищенное хранение информации.

4. Небезопасная отправка больших вложений

Электронная почта часто накладывает ограничения на размер отправляемого файла. Кроме того, отправка информации осуществляется в открытом виде - а это значит, что ссылка на FTP и пара логин/пароль могут быть легко перехвачены.

5. Невозможность автоматизации рассылки документов непосредственно из бизнес-систем

Бумажный документооборот невозможно интегрировать с ERP или другой бизнес-системой. При этом почтовая отправка занимает дни, отправка по традиционному факсу занимает порядка 10 минут на факс, и при всем этом существует вероятность попадания информации в чужие руки.

6. Несоответствие требованиям регуляторов и аудита

Жесткие требования к разграничению доступа и учету информации для банковской деятельности, накладываемые стандартом платежных систем PCI-DSS, практически невыполнимы при «ручном» способе передачи информации.

Преимущества Факс-сервера RightFax

1. Защищенная доставка – модуль SecureDocs факс-сервера позволяет организовать защищенную доставку документов. Контрагент получает письмо со ссылкой, где, предварительно пройдя аутентификацию, по соединению SSL можно скачать отправленный документ с сервера RightFax. При этом отправитель получает по почте или sms сообщение о доставке, в базе сервера остается запись для аудита - кто, что и когда отправил и получил.

2. Прозрачность документооборота – факс-сервер позволяет вести централизованный учет входящей и исходящей корреспонденции, позволяя однозначно определить отправителя, получателя и содержание отправленного документа.

3. Защита от несанкционированного доступа - модуль Encryption факс-сервера позволяет шифровать всю входящую и исходящую корреспонденцию ключом 3DES 192bit. Предотвращая любой несанкционированный доступ к хранящейся информации. Благодаря поддержке функции разграничения доступа, можно запретить доступ к зашифрованной информации даже администратору системы RightFax.

4. Защищенная отправка больших вложений - модуль SecureDocs факс-сервера позволяет организовать защищенную доставку больших документов в начальном формате, например, чертежи AutoCAD. Размер вложения не влияет на доставку, так как в электронную почту приход ссылка для защищенного скачивания документа с сервера RightFax отправителя.

5. Автоматизация рассылки документов - факс-сервер позволяет исключить человеческий фактор из процесса доставки корреспонденции и интегрировать отправку непосредственно с ERP системой или другими бизнес-приложениями, получив автоматизацию работы с факсом, электронной почтой. Например, одна производственная компания автоматизировала отправку своим диллерам документов относительно сделанных заказов, а также других документов путем интеграции факс-сервера с компьютером, электронной почтой и ERP-приложением.

6. Соответствие отраслевым стандартам и нормативным требованиям к пересылке документов. Например, таким как закон Сарбейнса-Оксли (SOX), закон о конфиденциальности информации о платежных картах системы VISA или MasterCard (PCI-DSS), и многих других. Решение RightFax Vault позволяет создать архив корреспонденции для соответствия требованиям аудита и регуляторов.

Дополнительные возможности для бизнеса

1. Рассылка. Прием и отправка факсов прямо с рабочего места практически из любого приложения с помощью встроенного RightFax клиента или Web браузера.

2. Интеграция. Лидер факс-сервисного рынка по интеграции с МФУ, Microsoft ® Office, Microsoft Exchange Server, IBM Lotus Notes, ERP-системами, такими как SAP и Oracle, CRM-, ECM системами, а также другими корпоративными приложениями.

3. Direct mail рассылка. Возможность отправки факсовых сообщений сотням и тысячам получателей за один прием.

4. Доступность факса в любое время, в любом месте. Сотрудники, находящиеся вне офиса (у клиента, в командировке и т.д.) имеют возможность получения удаленного доступа к факсовой системе через Интернет.

5. Экономия на традиционных факсимильных аппаратах, их обслуживании, а также расходных материалах.