Архивация данных SAP-систем



Александр Бейдер - Директор по развитию направления ECM, член Экспертного совета Docflow

Александр Бейдер
Директор по развитию направления ECM,
член Экспертного совета Docflow


Задайте вопрос эксперту
Сайт TerraLink ECM
Extended Document Exchange
Сообщество ECM-4-Business







Архивация данных SAP-систем

Архивирование данных является стратегически значимым, так как, решает задачи обеспечения целостности важных для организаций данных.

1. Ускоряет ряд бизнес-процессов, такие как оплата счетов, обработка заявок, сценарии самообслуживания или процессы управления поставками, включая возможность работы в системе внешних партнеров.

2. Способствует выполнению задач компаний в области соответствия регулятивным требованиям, таким как Sarbanes-Oxley Act (SOX), GOP, постановлению правительства РФ 2007 г. № 781 "Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", внутренним стандартам и требованиям.

3. Обеспечение необходимой информацией в случае тяжб, споров, расследований проводимых регуляторами. Архивация данных гарантирует достоверность и целостность финансовой и управленческой отчетности.

4. Создает основу для развития функциональности SAP в области управления записями, и сохранности данных в долгосрочном периоде.

5. Cнижает затраты департаментов ИТ за счет процессов поддержки сохранности транзакционных данных из бизнес-приложений, консолидации ландшафта архивируемых данных и документов.

6. Позволяет получить полный доступ к архивным данным любых прошедших периодов, относящихся к любым бизнес-процесссам.

Три основных идеи современной архивации данных и ответ Archive Server от OpenText

1. Connect: обеспечить эффективный стандартизованный бизнес-процесс.
Архивирование никогда не было исключительно вопросом хранения данных без обеспечения доступа к ним. Раньше, во времена бумажного документооборота организации получали счета, и другие документы на бумажных носителях, затем обрабатывали их в рамках конкретных бизнес-процессов вручную, и затем архивировали в конце жизненного цикла документа. Сейчас с использованием электронного документооборота, процессы оптимизированы и улучшены. Бумажные документы архивируются и оцифровываются с самого начала работы над документом, и немедленно передаются в обработку уже в цифровом виде. Результатом является значительная экономия времени и денег. Например, верификация бумажного счета может занять у компании до 4 недель времени на обработку. Используя электронный архив, этот процесс может быть сокращен до 4 дней. Организация снижает 50% своих затрат на ускорении транзакций. Выгода от распределенного доступа к документам значительно повышает продуктивность работы пользователей. Электронный доступ к документам становится критичным при создании Shared Services Center. Данные центры сосредотачивают функции администрирования бизнеса, например, такие как обработка счетов, функции HR администрирования, обработка входящих звонков, что значительно улучшает качество работы и уменьшает издержки.

2. Comply: контролировать весь контент и сокращать риски.
Установка Archive Server значительно сокращает риски потери данных. Архивирование защищает данные от воздействия последствий чрезвычайных происшествий. Archive Server также существенно снижает риски несоответствия требованиям регуляторов, например, таких как SOX, GOB, ФЗ РФ «О персональных данных». Законодательство в области сохранения информации указывает на необходимость обеспечения сохранности информации, но не регулирует способы ее архивирования. Все формы электронного взаимодействия, такие как e-mai, мгновенные сообщения, должны быть прозрачны. Факт беспрецедентного уровня накопления неструктурированного контента (мгновенные сообщения, почтовые электронные сообщения) представляет собой главную проблему современного риск менеджмента. Отсутствие заархивированных электронных почтовых сообщений может привести к значительным убыткам. Например, один из ведущих мировых производителей табака в 2004 году был оштрафован на 2.75 млн. долл. США в связи с тем, что менеджеры компании не смогли предоставить копии почтовых электронных сообщений, относящихся к идущей в тот момент судебной тяжбе. Управление сохранностью данных - важный аспект соответствия требованиям в области прозрачности бизнеса Удаление данных стало важной частью проблемы архивирования данных. Бизнес приложения, например SAP, уже поддерживают функционал отложенного удаления данных. Вместе с данными приложениями Archive Server обеспечивает надежную архивацию информации, хранение, контроль и удаление в соответствии с требованиями регуляторов.

3. Cut costs: Низкое ТСО при больших объемах хранимой информации.
Archive Server содержит сохраненные ранее транзакционные данные, переданные из корпоративных бизнес приложений, таких как различные системы SAP, Siebel. Это значит, что компании могут сократить TCO (Total Cost of Ownership), за счет консолидации архивируемого ландшафта. Более того, затраты могут быть сокращены за счет консолидации данных из унаследованных систем в главном приложении, например из SAP. Также, немаловажным является то, что Archive Server может быть установлен в рамках внедрения Livelink ECM Suite, что значительно расширяет возможности этой электронной системы документооборота. 

Основные возможности приложения SAP Archiving.Повышение эффективности использования Ваших информационных технологий

Постоянно растущий объем бизнес-информации, увеличивающийся с каждой новой операцией, снижает производительность, увеличивает время доступа к информации и снижает быстродействие и мобильность Вашего бизнеса. Приложение SAP Archiving позволяет удалить устаревшую информацию из Ваших приложений SAP, сохраняя возможность последующего доступа к ней. Решение SAP Archiving доступно как часть решения SAP Document Access, или в качестве автономного приложения – для организаций, у которых нет потребности в доступе к документам или к информации, не относящейся к SAP.

Архивация и управление устаревшими данными.
Используя решение SAP Archiving, Вы можете хранить относящиеся и не относящиеся к SAP документы и информацию на надежных серверах с функцией логического и физического управления архивами. Во время своего жизненного цикла информация сохраняется в надёжных, неизменных и защищенных форматах, что снижает затраты на ее хранение и управление. Кроме того, архивирование данных уменьшает время, затрачиваемое на резервное копирование и восстановление информации, снижает расходы на администрирование и материальное обеспечение и затраты времени на модернизацию корпоративных приложений. Данные могут архивироваться администратором или автоматически для повышения производительности системы.

Жесткий контроль доступа позволяет Вам соблюдать требования конфиденциальности.
Все личные дела соискателей, нынешних или бывших сотрудников хранятся в защищенной среде. Это снижает риск потери или подмены конфиденциальных документов. Решение SAP Document Access, разработанное компанией OpenText, интегрирует эту информацию с основными приложениями, что ускоряет процесс найма, например, и снижает риск потери высококвалифицированного кандидата из-за слишком долгого процесса приёма на работу. Отсутствие жестких требований к запоминающему устройству. Отсутствие жестких требований к запоминающему устройству позволяет использовать любое аппаратное обеспечение по Вашему выбору для сохранения входящей и исходящей документации и электронных писем. Используя решения SAP Document Access и SAP Archiving, Вы можете интегрировать данные и документы SAP с Вашим корпоративным программным обеспечением SAP. Пользователи, выполняющие одну и ту же операцию, могут за считанные секунды получить доступ к данным в оперативном и автономном режиме.

Выгоды для компании при использования решения SAP Archiving

Управление важными документами и данными

Взаимодействуя с решением SAP Document Access, приложение SAP Archiving предоставляет Вам инструментарий для управления ключевыми документами и данными, не нарушая производительность, стабильность и работоспособность Ваших программных решений. Применение данного решения имеет следующие преимущества.

Повышение производительности системы и сокращение затрат на информационные технологии.
Вы можете повысить производительность Вашей программной среды за счет архивации устаревших данных с сохранением возможности их последующего извлечения по мере необходимости. Это позволить снизить расходы на обслуживание и затраты на закупку аппаратного обеспечения. Взаимодействуя с решением SAP Document Access, приложение SAP Archiving облегчает вывод из эксплуатации имеющихся систем, что оптимизирует использование Ваших информационных технологий и сокращает расходы на администрирование благодаря снижению ресурсоемкости.

Уменьшение совокупной стоимости владения
Используя возможности решения SAP Archiving, Вы можете минимизировать увеличение Вашей базы данных, повысить производительность, использовать ресурсы более эффективно и существенно снизить затраты. Как только информация становится ненужной для ежедневной работы, система позволяет Вам просто и безопасно удалить данные из активной базы и поместить их в архив, при этом сохраняется возможность последующего извлечения.

Повышение работоспособности информационных технологий
Использование решения SAP Archiving снижает время простоя техники благодаря минимизации временных затрат на модернизацию программного обеспечения, резервное копирование и восстановление данных и реструктуризацию базы. Также уменьшается время отклика системы из-за меньшего объема информации, которую необходимо обработать. Это предоставляет Вам возможность работать в оперативном режиме, то есть продолжать работать с остальными приложениями во время архивации данных.

Соблюдение норм и правил и доступность данных
Приложение SAP Archiving создает безопасный и гибкий долговременный архив для Ваших данных и документов. Ваша система будет соответствовать нормам и правилам хранения электронных документов, разработанным такими учреждениями, как Комиссия по ценным бумагам и биржам США и Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США, а также нормативным актам, в т.ч. закону Сарбейнса-Оксли, немецким «Принципам организации электронных систем хранения документов» (GoB) и «Принципам доступа к данным и аудита электронных документов» (GDPdU).
Путем привязки отсканированных документов к соответствующим финансовыми документами, созданным системой SAP, решение SAP Archiving позволяет Вашей организации доказать, что сохраненные финансовые документы верны. Эта возможность появилась благодаря хранению всех документов в централизованном банке данных. Например, при запросе аудитором определенного счета-фактуры сотрудники могут быстро получить все сопутствующие документы, подтверждающие правильность счета-фактуры и обоснованность его выставления.

Подробнее о решениях SAP Document Access и SAP Archiving

Управление и объединение информации, которая составляет основу вашего бизнеса

Решения SAP Document Access и SAP Archiving, разработанные компанией OpenText, представляют собой усовершенствованные, мощные и современные решения для управления постоянно растущими объемами корпоративной информации и документов. При интеграции этих приложений с Вашим программным обеспечением SAP Вы сможете управлять, объединять и согласовывать структурированные и неструктурированные данные, что позволит упразднить изолированные хранилища информации и минимизировать ручной труд по обработке данных на бумажных носителях. Вы сможете лучше управлять документами и данными, которые оставляют основу Вашего бизнеса, а также повысить его эффективность, что повысит рентабельность инвестиций и финансовые результаты деятельности Вашего предприятия.

Основные факты

Краткое содержание

Управляйте ключевой структурированной и неструктурированной бизнес-информацией, используя решения SAP Document Access и SAP Archiving, разработанные компанией OpenText. Благодаря легкой интеграции с Вашим программным обеспечением SAP, эти приложения упрощают управление данными, совершенствуют выполнение операций с информационными технологиями, повышают прозрачность процессов, производительность и эффективность работы всего предприятия.

Задачи

  • Получать, сохранять, отслеживать, предоставлять в общий доступ и архивировать постоянно возрастающие объемы ключевой бизнес-информации
  • Управлять и интегрировать большие объемы неструктурированных данных, включая электронные письма, факсы, изображения и текстовые документы, которые составляют 90 % всей бизнес-информации
  • Управлять и координировать географически распределенные данные
  • Соблюдать требованиям сложных норм и правил

Поддерживаемые бизнес-процессы и функции программного обеспечения

  • Унификация документооборота. Управление и интеграция всей корпоративной информации с Вашей программной средой SAP
  • Полное контекстное иерархическое представление неструктурированных данных и структурированной информации, связанной с операциями. Упразднение изолированных систем хранения информации и потребности в ручной обработке документов на бумажных носителях
  • Настраиваемый интерфейс и виртуальные папки. Простота работы с пользовательской информацией
  • Долговременное надежное хранение бизнес-информации и данных. Работа со стандартными, надежными и широко используемыми форматами
  • Доступность информации. Использование гибких, безопасных и надежных функциональных возможностей хранения и извлечения информации

Выгоды для компании

  • Повышение производительности и организация совместной работы с постоянным доступом к документам и информации
  • Обеспечение ключевых бизнес-процессов контекстной информацией
  • Увеличение быстродействия и повышение эффективности операций и бизнес-процессов
  • Улучшение обслуживания клиентов и оптимизация управления взаимоотношениями с клиентами благодаря предоставлению быстрого доступа к актуальной информации
  • Снижение затрат за счет рационализации документооборота
  • Предвосхищение новых задач, связанных с ростом и увеличением Вашего бизнеса, благодаря масштабируемости решения
  • Повышение производительности и работоспособности информационных технологий на фоне снижения расходов на информационные технологии и совокупной стоимости владения
  • Защита Вашей информации от природных катаклизмов благодаря методу распределенной архивации
  • Соблюдение норм и правил благодаря организации системы долговременного, безопасного хранения архивных данных.

Подробнее с данными решениями можно ознакомиться, скачав буклет: Решения по управлению архивации данных и документов для SAP

Если Вы заинтересовались решениями по архивированию данных SAP, обращайтесь, пожалуйста, к Александру Бейдеру (BeyderA@terralink.ru)