Система межкорпоративного обмена юридически значимыми финансовыми документами TerraLink xDE



Сергей Сухинин - Директор по развитию электронного документооборота и комплексных решений

Сергей Сухинин
Директор по развитию электронного
документооборота и комплексных решений


Задайте вопрос эксперту







Вопросы внедрения юридически значимого электронного документооборота привлекают все больше внимания организаций. На сегодняшний день в компаниях основной поток документов – это бумажный документооборот. Хотя с 2010 г. в России началось формирование нормативно-правовой базы в области обеспечения юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). Это позволило приравнять электронный документ к документу на бумажном носителе при соблюдении установленного порядка его оформления и начать переход к внедрению ЭДО в российских компаниях.

Одним из основных для бизнеса видом документооборота считается обмен документами, которые являются обязательными при сопровождении сделки по купле-продаже товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или услуг:

  • счет на оплату;
  • счет-фактура;
  • товарная накладная по форме ТОРГ-12;
  • товарно-транспортная накладная (ТТН);
  • акт выполненных работ;
  • акт сверки;
  • платежные документы;
  • договор и т.д.

Пример схемы бизнес-процесса обмена первичными документами между двумя контрагентами представлен на рисунке.

Пример схемы бизнес-процесса обработки первичных документов
Пример схемы бизнес-процесса обработки первичных документов

Основные сложности, с которыми сталкиваются компании при работе с первичными бухгалтерскими документами:

  • задержка оформления документов поставщикам и клиентам;
  • рост дебиторской и кредиторской задолженности;
  • трудоемкость ручного поиска документов;
  • увеличение сроков аудита и риска штрафных санкций;
  • колоссальные затраты на поддержание бумажного архива;
  • отсутствие данных о статусе обработки документа;
  • риски потери документов и непрогнозируемые сроки обработки;
  • трудоемкость ручной обработки бумажных документов;
  • увеличение количества квалифицированного персонала.

Для того чтобы переход к юридически значимому электронному документообороту был наиболее безболезнен для Компании, перед началом внедрения ЭДО необходимо провести ряд методологических работ.

Цели методологических работ

  • обеспечить четкую реализацию бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота компании;
  • снизить затраты на организацию бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота компании;
  • повысить эффективность деятельности компании за счет оптимизации процессов внутреннего взаимодействия;
  • обеспечить прозрачность системы управления.

Выполнение методологических работ поможет:

  • снизить временные затраты на координацию деятельности отделов по составлению документов, в том числе первичных. Это поможет избежать конфликтов, как с контролирующими органами, так и с сотрудниками и клиентами компании;
  • исключить дублирование функций по согласованию документов, в том числе первичных, между отделами и сотрудниками;
  • снизить трудоемкость процесса проверки составленных документов, в том числе первичных (проверка корректности оформления документа в соответствии с законодательством, арифметическая проверка, проверка содержания и законности зафиксированного в документе хозяйственной операции);
  • сократить время согласования оплаты счетов в компании в связи с этим снизить рост кредиторской задолженности;
  • исключить дополнительные трудозатраты на осуществление контроля над полнотой поступления комплектов первичных документов;
  • снизить риски штрафных санкций по несоблюдению сроков предоставления отчетности.

Состав методологических работ

  • разработка соглашения о моделировании бизнес-процессов;
  • аудит бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота;
  • моделирование и документирование бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота компании с учетом действующей нормативно-правовой базы;
  • проведение сессий по моделированию процессов «как должно быть» по согласованию оптимального варианта;
  • оптимизация бизнес-процессов юридически значимого электронного документооборота с учетом действующей нормативно-правовой базы;
  • подготовка регламентов, положений и других внутренних нормативных положений, регламентирующих бизнес-процессы юридически значимого электронного документооборота;
  • работа с персоналом (работа с сопротивлением, проведение обучения персонала работе в новых процессах и т.д.).

Описание и оптимизация бизнес-процессов. Пример результата
Описание и оптимизация бизнес-процессов. Пример результата

Результаты методологических работ

  • уменьшение стоимости бизнес-процессов связанных с юридически значимым электронным документооборотом;
  • повышение прозрачности системы управления за счет обеспечения четкой реализации бизнес-процессов, определения ответственных за выполнение функций;
  • сокращение времени оборота юридически значимой документации как внутри компании, так и с контролирующими органами и клиентами компании.